Wie führen Freiberufler Steuern richtig ab?

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In diesem Text klären wir die wichtigsten Steuerfragen: Typische Kosten, die man vollständig oder teilweise abziehen kann, sind etwa: Die Selbstständigkeit ist ein Oberbegriff für freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeiten. Du möchtest deine Kenntnisse im Rahmen einer Fortbildung vertiefen um mit deinem Wettbewerb mithalten zu können?

Die Steuererklärung – ein Leitfaden für Selbstständige

Ein Leitfaden für Selbstständige, wie sie Steuern sparen und welche Ausgaben sie absetzen können.

Im Folgenden klären wir die wichtigsten Punkte und zeigen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung , worauf es bei der Steuererklärung für Selbstständige ankommt. Zuvor geben wir einen Überblick darüber, welche Steuern Selbstständige überhaupt zahlen müssen.

Je nach Form der Selbstständigkeit fallen für Selbstständige unterschiedliche Steuern an. Was also sind die wichtigsten Steuerarten und welche Selbstständigen Freiberufler oder Gewerbebetreibende müssen sie zahlen? Betreiben Unternehmer ein Gewerbe, so fällt zusätzlich die Gewerbesteuer an. Die Selbstständigkeit ist ein Oberbegriff für freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeiten. Im Folgenden werden vor allem Freiberufler angesprochen, spezifische Regeln für Gewerbebetreibende werden speziell hervorgehoben.

Die Einkommensteuer bezieht sich auf den ermittelten zu versteuernden Gewinn aus der Geschäftstätigkeit bzw. Zur Erklärung dieser Steuer sind alle Selbstständigen verpflichtet, egal ob sie ihre Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, Mieteinnahmen, Zinseinnahmen, Einnahmen auf Beteiligungen, einer freiberuflichen Tätigkeit oder sonstigen Einkünften beziehen.

Das bedeutet allerdings nicht, dass auch tatsächlich jeder Selbstständige Steuern auf sein Einkommen zahlen muss: Liegen die Einnahmen unterhalb des gesetzlichen Grundfreibetrags, fällt keine Einkommensteuer an. Für das Jahr liegt die Grundfreibetragsgrenze bei 8.

Die Umsatzsteuer , auch als Mehrwertsteuer bekannt, wird auf alle gehandelten Waren oder Dienstleistungen erhoben. Das bedeutet in der Regel, dass Selbstständige diese Steuer einerseits beim Einkauf von Gütern selber zahlen Vorsteuer und sie andererseits auf ihre verkauften Waren vom Kunden erheben Umsatzsteuer müssen.

Die gezahlte Vorsteuer wird von der erhobenen Umsatzsteuer abgezogen — der Restbetrag geht ans Finanzamt. Die Umsatzsteuer zahlen alle Selbstständigen, sofern sie nicht von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Doch genau wie die Einkommensteuererklärung müssen Selbstständige auch die Umsatzsteuererklärung in jedem Falle jährlich einreichen — unabhängig davon, ob sie tatsächlich Umsatzsteuer zahlen müssen oder nicht.

Ist man umsatzsteuerpflichtig, so fällt nicht nur die jährliche Umsatzsteuererklärung an, sondern ggf. Existenzgründer übermitteln diese anfangs oft vierteljährlich und später, je nach Umsatzentwicklung monatlich ans Finanzamt. Allerdings gibt es auch hier eine mögliche Ausnahme: Wenn die im Vorjahr gezahlten Steuern eine bestimmte Grenze nicht überschreiten im Jahr lag diese bei 1. Dann bleibt der Aufwand auf die jährliche Umsatzsteuererklärung beschränkt.

Für Gewerbebetreibende fällt zusätzlich die Gewerbesteuererklärung an. Doch spätestens, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, sollte ohnehin ein Steuerberater zu Rate gezogen werden.

Möchten Selbstständige die Steuererklärung selber machen, so gibt es einige Dinge, die sie wissen sollten. Das Wichtigste bei der Steuererklärung ist eine gute Übersicht. Während Kaufleute meist ohnehin der Buchführungspflicht unterliegen, gilt diese Regel für nicht ins Handelsregister eingetragene Gewerbebetreibende und Freiberufler nicht automatisch. Doch auch, wenn man nicht zum Führen von Büchern verpflichtet ist, unterliegt man immer einer grundsätzlichen Aufzeichnungspflicht.

Daher sollten Selbstständige immer einen guten Überblick über die Einnahmen und Ausgaben ihrer Geschäftsaktivitäten bewahren. Um die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich zu dokumentieren, genügen in der Regel zwei Excel-Tabellen: Eine für die Einnahmen und eine andere für die Ausgaben. Der Zeitpunkt der Ausgaben und Einnahmen ist dabei in mehrfacher Hinsicht entscheidend. Das bedeutet, dass Ausgaben und Einnahmen für den Monat und das Jahr verbucht werden, in dem sie dem Steuerpflichtigen entweder zu- oder abgeflossen sind.

Auch dafür ist eine genaue Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben wichtig. Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren ist das eine, diese auch belegen zu können das andere. Geschäftsaktivitäten müssen immer mit einem Beleg versehen werden — grundsätzlich sollte man dafür besser zu viele Belege aufbewahren als zu wenige.

Eine besonders wichtige Regel der Belegorganisation ist die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung von Belegen: Ganze 10 Jahre gilt die Aufbewahrungspflicht für einen Unternehmer in der Regel. So lange muss ein Unternehmer die Belege seiner Geschäftsaktivitäten bei einer Betriebsprüfung vorlegen können.

Ohne ein übersichtliches Ablagesystem wächst Selbstständigen die Zettelwirtschaft rund um die Belege schnell über den Kopf — besonders wenn sie am Ende des Jahres ihre Steuer erklären sollen. Dafür legt man unterschiedliche Ordner an, in denen die gesammelten Belege systematisch abgeheftet werden. Bei kleineren Unternehmen kann eine einfachere Variante der Belegorganisation sinnvoll sein: Zusätzlich werden Kontoauszüge chronologisch und vollständig aufbewahrt.

Erfolgt die Gewinnermittlung jedoch im Rahmen eines Jahresabschlusses Bilanz und GuV , bietet sich eine differenziertere Variante der Belegorganisation an:. Da Belege zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen und maschinelle Quittungen schnell verblassen, sollte man Belege nach Möglichkeit samt Sicherheitskopien aufbewahren.

Mit der Frage der Gewinnermittlung nähern wir uns langsam der eigentlichen Steuererklärung. Denn die Höhe der Einkommensteuer richtet sich u.

Zwei Varianten kommen für die Gewinnermittlung in Frage: Eine einfache Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben genügt hier zur Gewinnermittlung: Einnahmen minus Ausgaben ergeben den Gewinn.

Die Bilanz hingegen ist komplizierter und liefert dem Finanzamt eine detailliertere Übersicht über das vorhandene Vermögen zu einem bestimmten Stichtag. Neben gängigen Buchhaltungsprogrammen , die bei der jährlichen Bilanz unterstützen, gibt es auch für EÜRs hilfreiche Software, mit der die Gewinnermittlung am Ende des Jahres leichter fällt.

Hat man die Wahl zwischen einer EÜR und einer Bilanz Gewinnermittlungswahl , sollte man sich mit den Vor- und Nachteilen der Gewinnermittlungsarten etwas detaillierter befassen. Denn je nachdem, wie komplex die Strukturen eines Unternehmens sind oder wie konstant seine Gewinne ausfallen, können beide Varianten ihre Vorzüge haben. Auto, Büromaterial, Bücher, Wareneinkauf, Reisekosten, Miete für Geschäftsräume, Löhne, Gehälter — es gibt viele Möglichkeiten für Selbstständige, mit denen sie die zu zahlende Steuer etwas senken können.

Denn viele Betriebsausgaben kann man vollständig oder teilweise von den Einnahmen abziehen. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen und damit auch die Höhe der zu zahlenden Einkommensteuer. Bei der Gewinnermittlung sollten Selbstständige also immer berücksichtigen, welche Posten sie von den Einnahmen abziehen können. Typische Kosten, die man vollständig oder teilweise abziehen kann, sind etwa:.

Bei betrieblichen Ausgaben gibt es zum Teil unterschiedliche Regeln zu beachten. Auch wenn die Details, z. Es existieren einige weitere Posten, die man zwar nicht direkt von der Steuer abziehen, aber immerhin über mehrere Jahre abschreiben kann: Selbstständige müssen ihre Steuererklärung grundsätzlich elektronisch anfertigen.

Im Gegensatz zu Arbeitnehmern ist die elektronische Steuererklärung für Freiberufler und Gewerbetreibende seit Pflicht. Füllte man früher die Steuererklärung auf einem Papiervordruck vom Finanzamt aus, stehen den Steuerpflichtigen nun digitale Portale zur Verfügung: Für nicht allzu komplizierte Steuerfälle reicht diese Software vollkommen aus. In diesem Falle wird keine Umsatzsteuer erhoben. Damit sparen sich Kleinunternehmer und Behörden in erster Linie Aufwand.

Machen Kleinunternehmen allerdings primär Geschäfte mit Endverbrauchern nicht mit anderen Unternehmen , so erlangen sie durch die Kleinunternehmerregelung auch einen Wettbewerbsvorteil: Der Endpreis ihrer Produkte ist für den Verbraucher niedriger, da dieser keine Umsatzsteuer zahlt. In diesem Zusammenhang sollte auch die Vorsteuer erwähnt werden: Die Vorsteuer ist keine eigene Steuerart, sondern eine Bezeichnung für die Umsatzsteuer, die ein Unternehmer auf bestimmte Waren aufwendet.

Vorsteuer leistet jedes Unternehmen, sobald es betriebsnotwendige Waren oder Rohstoffe einkauft und dabei automatisch die darauf anfallende Umsatzsteuer mitbezahlt. Den Betrag erhält es mittels der Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Finanzamt zurück. Dies ist der sogenannte Vorsteuerabzug: Das Unternehmen hat das Recht, die geleistete Vorsteuer von der eigenen Umsatzsteuerzahllast abzuziehen. Hat man sich von der Umsatzsteuer befreien lassen Kleinunternehmerregelung , so wird die Umsatzsteuer gar nicht erst erhoben.

Die Gewerbesteuer fällt nur für diejenigen Selbstständigen an, die ein Gewerbe angemeldet haben. Die Höhe der Steuer, die der Gewerbebetreibender zahlen muss, wird vom Finanzamt auf der Grundlage des festgestellten Gewinns ermittelt und im Gewerbesteuermessbescheid festgesetzt.

Als Freiberufler spart man die Ausgaben für diese Steuer gänzlich. Selbständige, die Arbeitnehmer beschäftigen, haben in der Regel den zusätzlichen Aufwand der monatlichen Lohnsteuer. Als Arbeitgeber übermittelt man diese aber lediglich für den Arbeitnehmer ans Finanzamt — das bedeutet zwar buchhalterische Arbeit, die Steuer-Ausgaben selbst werden jedoch nicht vom Freiberufler oder Gewerbebetreibenden, sondern vom Arbeitnehmer getragen.

Den zu versteuernden Gewinn reduzieren und Steuern sparen — dies ist vielen Freiberuflern und Gewerbebetreibenden wichtig, um finanziell besser dazustehen. Unternehmen können Rücklagen bilden oder von Ausnahmeregelungen Gebrauch machen. Vor allem damit sparen Selbstständige bei der Steuer. Da Betriebsausgaben im Einkommenssteuerrecht recht vage definiert sind, können viele Ausgaben als abzugsfähige Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Um diese Ausgaben hinterher bei der Steuererklärung geltend zu machen, muss man für alle Ausgaben die entsprechenden Belege vorweisen können — für eine korrekte Buchhaltung ist dies natürlich grundsätzlich Pflicht. Nicht alle der genannten steuerrelevanten Ausgaben können Freiberufler sofort von den Betriebsausgaben abziehen — manche Waren müssen über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden.

Firmenwagen, Computer oder Büromöbel. Bei diesen Gütern zieht man die Betriebsausgabe nicht sofort und vollständig von dem zu versteuernden Gewinn ab, sondern macht ihren Kaufpreis über mehrere Jahre verteilt geltend: Man schreibt sie ab.

Ausgaben abzusetzen ist also in der Regel attraktiver, als sie abzuschreiben. Was genau müssen Selbstständige nun beachten, um möglichst geschickt Steuern zu sparen? Wir haben 10 wichtige Steuertipps für Selbstständige zusammengefasst. Geplante Investitionen können die Steuerlast umgehend und merklich verringern — der Investitionsabzug ist damit ein Klassiker unter den Steuertipps für Selbstständige.

Nach Artikel 7g Abs. Der Investitionsabzug ist allerdings an einige Auflagen gebunden. Auch muss die geplante Investition zu mindestens 90 Prozent betrieblich genutzt werden — dies ist besonders für einen geplanten Firmenwagen zu bedenken. Vor allem in erfolgreichen Geschäftsjahren sollte man dieses Modell erwägen: Ist der Gewinn deutlich höher als erwartet, senken Selbstständige über Investitionsplanungen umgehend den Betriebsgewinn und sparen dadurch Steuern.

Gleichzeitig legt man damit bereits Geld für die Weiterentwicklung des Unternehmens zurück. Unter bestimmten Umständen hat man als Freiberufler die Möglichkeit, Kosten für ein Arbeitszimmer abzusetzen — in manchen Fällen sogar vollständig. Wenn das Arbeitszimmer die Betriebsstätte oder Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist, so sind die Kosten vollständig abzugsfähig. Aber auch in anderen Fällen greifen steuerliche Vorteile: So etwa, wenn die Lagerhalle oder Werkstatt für bestimmte Tätigkeiten z.

In diesem Fall können Freiberufler das Arbeitszimmer immerhin noch bis zu 1. In der Regel sind Abschreibungen für Selbstständige wenig attraktiv. Denn bei der Abschreibung werden diese Betriebsausgaben nur teilweise und über einen längeren Zeitraum steuermindernd von den Einnahmen abgezogen — anstatt die Ausgaben direkt und vollständig abzuziehen. Es gibt aber einige Ausnahmen zu der Abschreibe-Regelung für langlebige Wirtschaftsgüter, durch die Selbstständige Steuern sparen: Bis zu einer Wertgrenze von Euro netto akzeptiert das Finanzamt eine vereinfachte Abschreibung von angeschafften Gütern ab dann bis zu Euro netto.

Sie können sofort und vollständig von der Steuer abgesetzt werden. Bei Gesamtkosten zwischen ,01 und 1. Insbesondere bei langen Abschreibungsfristen etwa von Büromöbeln profitiert man von einer solchen Vereinheitlichung der Fristen. Im Laufe der Zeit kommt es irgendwann auch zum Verlust betrieblicher Gegenstände — sie werden beschädigt oder gestohlen.

Diese Verluste werden i. In diesem Fall muss man den entstehenden Gewinn nicht versteuern. Die Möglichkeit einer gewinnneutralen Rücklage besteht, sofern man eine Ersatzanschaffung für das verlustige Wirtschaftsgut plant. Bewirtungskosten sind ein nicht zu vernachlässigender Kostenpunkt, sowohl für Unternehmen als auch Freelancer. Beim Geschäftsessen bespricht man neue Projekte und pflegt wichtige Kundenbeziehungen. Was viele nicht wissen: Der Knackpunkt ist der korrekte Beleg: Der Bewirtungsbeleg unterliegt strengen Formvorschriften.

Man beachte etwa, dass Speisen und Getränke einzeln aufgeführt und die Belege maschinell ausgestellt werden müssen. Geschenke an Geschäftspartner, Kunden oder auch langjährige Mitarbeiter dienen zunächst einmal der Pflege der Beziehungen: Sie zeigen die Wertschätzung der Zusammenarbeit und sind Motivation für kommende Projekte.

Gleichzeitig haben sie den Vorteil, dass Selbstständige sie als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen können.

Allerdings sollte man die gesetzlichen Vorgaben kennen: Denn nicht jedes Geschenk ist auch steuerlich absetzbar und es gibt Aufzeichnungspflichten und Freigrenzen zu beachten. Die wichtigste Grundregel jedoch lautet: Pro Jahr kann ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen Geschenke im Wert von 35 Euro plus Umsatzsteuer pro Person steuerlich geltend machen.

Bei Geschenken, die über diesem Betrag liegen, besteht solch eine Möglichkeit nicht. Sie können als Streuartikel verschenkt werden , also als kleinere und kostengünstigere Werbemittel — klassischerweise Kugelschreiber, Kalender, Tragetaschen und ähnliches. Streuartikel dienen der Bekanntheitssteigerung eines Unternehmens und machen oft einen hohen Anteil der Werbekosten aus.

Hat ein verschenkter Artikel nun einen Wert von weniger als 10 Euro, so unterliegt er nicht den Auflagen des steuerlichen Geschenkbegriffs, sondern den Regeln für Streuartikeln. Die Aufwendung gehört ohne weitere Auflagen zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben und ist für den Empfänger steuerfrei.

Ein wichtiger Kostenpunkt, der mittlerweile für die meisten Selbstständigen anfällt, sind Ausgaben rund um ihre Webseite. Häufig erstellen Selbstständige schon zu Beginn ihrer Tätigkeit eine eigene Internetpräsenz, um für Kunden sichtbarer zu sein.

Nun können Freiberufler zwar nicht alle damit verbundenen Kosten von der Steuer absetzen — die Anschaffung der Domain immaterielles Wirtschaftsgut ist noch nicht einmal abschreibungsfähig. Doch immerhin lassen sich Wartung und Aktualisierung der Website und die laufenden Kosten des Providers sofort als Betriebsausgaben abziehen. Und wie ist es mit den Kosten zur Erstellung der Website? Beim Erstellen einer neuen Webpräsenz geht das Finanzamt davon aus, dass ein neues Wirtschaftsgut hergestellt wird.

Diese kann man zwar nicht direkt abziehen, aber immerhin abschreiben. Entscheidend bei all dem ist, dass die Webseite berufsbezogen ist. Auch Blogs oder Foren sind unter Umständen steuerlich absetzbar. Ein Klassiker der Steuertipps für Selbstständige betrifft den Firmenwagen. Fahrtkosten können auf unterschiedliche Weise geltend gemacht werden: Einen neu gekauften Firmenwagen schreibt man über sechs Jahre ab. Ob ein Fahrzeug steuerlich geltend gemacht wird, entscheidet sich also vor allem nach der Vermögensart Privatvermögen oder Betriebsvermögen.

In einem solchen Falle kann es durchaus günstiger sein, den Pkw im Privatvermögen zu belassen und die betrieblichen Fahrten einzeln als Betriebsausgabe geltend zu machen. Insgesamt gelten bei Firmenwagen und Fahrtkosten besondere Umsicht seitens des Selbstständigen: Dem Dienstwagen unterstellt das Finanzamt grundsätzlich eine private Nutzung und es untersucht diese Fälle entsprechend akribisch.

Daher sollte man gut über die geltenden Bestimmungen Bescheid wissen und die vorteilhafteste Versteuerung erwägen 1-Prozent-Methode oder Fahrtenbuch.





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